PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIONES
Este procedimiento de gestión de informaciones será de aplicación a Cromogenia Units, S.A. y empresas del grupo (Alcover Química, S.L., Quimpiel, S.L., Marlet Química, S.L., Arteixo Química, S.L. y BM Polymers, S.L.) (“ CUSA ”).
Este procedimiento de gestión forma parte del Sistema interno de información implantado en CUSA en aplicación de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción (la “Ley 2/2023”).
I. RESPONSABLE DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN
Los órganos de administración de cada una de las sociedades de CUSA han designado como Responsable del Sistema de información a D. Carlos Cabestany Ferré (el “Responsable del Sistema”).
El Responsable del Sistema desarrollará sus funciones de forma independiente y autónoma, no recibirá instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y dispondrá de todos los medios personales y materiales necesarios para llevar a cabo las investigaciones que se deriven de la información recibida a través del canal interno de información.
II. CANAL INTERNO DE INFORMACIÓN
A. Descripción del canal interno de información
Como parte del Sistema de información, CUSA cuenta con un canal interno de información a través del cual (i) los trabajadores de las sociedades de CUSA, (ii) los autónomos colaboradores con las sociedades de CUSA, (iii) los accionistas, partícipes y personas pertenecientes a los órganos de administración, dirección o supervisión de la sociedades de CUSA y/o (iv) cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores de las sociedades de CUSA, pueda poner en conocimiento del Responsable del Sistema cualquier información de las previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023.
En cualquier caso, a través del canal de información se podrá poner en conocimiento del Responsable del Sistema cualquier información que, debido a su naturaleza, no deba tramitarse a través del Sistema de información conforme al artículo 2 de la Ley 2/2023 pero que sí deba tramitarse a través de cualquier otro canal de los establecidos en las sociedades de CUSA. En estos supuestos, el Responsable del Sistema hará llegar la información recibida al responsable del canal por el que deba conocerse y analizarse dicha comunicación.
B. Medios de comunicación del canal interno de información El canal interno de información se compone de los siguientes medios de comunicación con los que los informantes pueden contactar con el Responsable del Sistema:
(i) Por escrito, a través de correo postal, dirigiendo la comunicación a la atención del Responsable de la información a la siguiente dirección: POL. ZONA FRANCA, CALLE 40, 14-16
08040, BARCELONA.
(ii) Por escrito, a través de correo electrónico, dirigiendo la comunicación a la siguiente dirección: denuncias@cromogenia.com.
(iii) Por vía telefónica, en el que se podrá dejar un mensaje de voz, en la que se podrá contactar con el Responsable del Sistema en el número 934329409.
(iv) Verbalmente, manteniendo una reunión presencial con el Responsable del Sistema, en el plazo de 7 días desde que se solicite la reunión.
En cualquiera de las 2 últimas opciones, en caso de que la conversación vaya a ser grabada se informará con carácter previo al informante.
(v) A través de un formulario publicado en la página web de cada una de las sociedades de CUSA que permitirá a los informantes la presentación de información de manera anónima.
El Responsable del Sistema, al recibir información a través de cualquiera de los medios de comunicación del canal interno, y siempre que sea posible por no haberse realizado la comunicación de manera anónima, acusará recibo de la comunicación en el plazo de 7 días desde su recepción. Esta comunicación no se realizará en aquellos casos en los que enviar un acuse de recibo pudiera perjudicar la confidencialidad de la información recibida.
Del mismo modo, y siempre que sea posible por no haberse realizado la comunicación de manera anónima, el Responsable del Sistema de información, o una persona designada por éste, podrá mantener un canal de comunicación con el informante y/o requerirle información adicional para el correcto desarrollo de la investigación.
III. DURACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Las actuaciones de investigación desarrolladas por el Responsable del Sistema de información se llevarán a cabo en un plazo máximo de 3 meses desde que se acusara recibo de la recepción de la comunicación. En los supuestos en los que no se realice el acuse de recibo de la información, el plazo de 3 meses comenzará a partir del séptimo día en que debió acusarse el recibo de la información.
En caso de que la investigación que deba llevarse a cabo como consecuencia de la información recibida sea especialmente compleja, la duración de la investigación podrá extenderse por un periodo de 3 meses adicionales.
IV. DERECHOS DEL INFORMANTE
Las personas que pongan de manifiesto cualquier información de las previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023 contarán con los siguientes derechos y garantías:
1) Utilizar cualquiera de los medios del canal interno descritos en el apartado II de este procedimiento de gestión.
2) En caso de no querer manifestar la información de manera anónima, indicar un domicilio, correo electrónico o lugar seguro donde recibir las comunicaciones que realice el Responsable del Sistema o la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.) a propósito de la investigación que se lleve a cabo.
3) Renunciar, en su caso, a recibir comunicaciones del Responsable del Sistema o la A.A.I.
4) Comparecer ante el Responsable del Sistema o la A.A.I., por propia iniciativa o cuando sea requerido por esta, siendo asistido, en su caso y si lo considera oportuno, por abogado.
5) Solicitar al Responsable del Sistema o a la A.A.I. que la comparecencia ante la misma sea realizada por videoconferencia u otros medios telemáticos seguros que garanticen la identidad del informante, y la seguridad y fidelidad de la comunicación.
6) Ejercer los derechos que le confiere la legislación de protección de datos de carácter personal en relación con lo establecido en el Título VI de la Ley 2/2023.
7) Conocer el estado de la tramitación de su denuncia y los resultados de la investigación siempre que con esto se pueda garantizar el correcto desarrollo de la investigación.
8) Gozar de las medidas de protección del informante contempladas en el Título VI de la Ley 2/2023, siendo especialmente reseñable la prohibición expresa de los actos constitutivos de represalia sobre los informantes.
V. CONFIDENCIALIDAD
Toda información que se ponga en conocimiento del Responsable del Sistema será tratada con la más estricta confidencialidad para garantizar los derechos del informante, así como los derechos de las personas afectadas y el correcto desarrollo de las actuaciones de investigación que se lleven a cabo.
Del mismo modo, se garantiza la confidencialidad de cualquier información de las previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023 que sean puestas de manifiesto por un informante utilizando otros medios de comunicación existentes en CUSA, distintos a los previstos en la Ley 2/2023, En estos casos, el receptor de la información la transmitirá al Responsable del Sistema de manera inmediata y mantendrá la confidencialidad descrita en el presente apartado.
VI. PRESUNCIÓN DE INOCENCIA Y DERECHO AL HONOR DE LAS PERSONAS AFECTADAS
Sin perjuicio de las actuaciones de investigación que puedan desarrollarse en CUSA como consecuencia de la información recibida por el Responsable del Sistema, se garantiza el derecho al honor de las personas afectadas, así como su presunción de inocencia en los hechos que se hayan puesto de manifiesto de manifiesto.
Para garantizar lo anterior, las personas afectadas tendrán derecho a que se les informe de las acciones u omisiones que se les atribuyen, y a ser oídas en cualquier momento siempre que se salvaguarde el buen fin de la investigación que se esté llevando a cabo.
VII. PARTICIPACIÓN DEL MINISTERIO FISCAL
En aquellos supuestos en los que la información recibida pueda ser indiciariamente constitutiva de delito, el Responsable del Sistema pondrá en conocimiento del Ministerio Fiscal esta información sin perjuicio de la investigación interna que se desarrollará en CUSA. De igual modo, si la información recibida afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, ésta se pondrá en conocimiento de la Fiscalía Europea.
VIII. PROTECCIÓN DE DATOS
A los datos que se deriven en virtud de la Ley 2/2023 les será de aplicación lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales, y en el Título VI de la Ley 2/2023.
IX. CANAL EXTERNO DE INFORMACIÓN
Adicionalmente al canal interno de información existente en CUSA, los informantes podrán poner en conocimiento de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, o a las autoridades autonómicas o de la Unión Europea correspondiente, aquellas informaciones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, de acuerdo con lo previsto en el Título III de la Ley 2/2023.
En cualquier caso, las informaciones que pretendan comunicarse a través del canal externo podrán, con carácter previo, ponerse en conocimiento del Responsable del Sistema de información a través del canal interno.